Od czego zacząć?

Niezbędnym warunkiem powstania grupy jest ist­nie­nie na danym terenie producentów, którzy mogą sobie za­ufać, respektować wspólnie ustalone zasady współ­pra­cy oraz są przekonani o skuteczności grupowego dzia­ła­nia. Organizujący się muszą jasno określić cel, dla któ­re­go tworzą grupę — przez wszystkich jednakowo ro­zu­mia­ny i zaakceptowany. Zwykle łatwo jest określić cel ogólny, ponieważ dotyczy on spraw ekonomicznych (zwięk­sze­nia dochodów indywidualnych producentów, obniżenia kosztów, itp.). Najczęściej pomija się jednak dyskusję na temat, jak ten cel realizować w praktyce oraz jak pro­wa­dzić działalność. W konsekwencji po­wsta­je grupa "po polsku", to znaczy — "jakoś to będzie". Ważne, że było zebranie organizacyjne — jest grupa, a w rzeczywis­tości członkowie mają różne wy­obra­że­nia o tym, jak bę­dzie ona funkcjonować, jak za jej po­śred­nic­twem będą sprzedawać owoce i warzywa. Lepiej, jeżeli osoby nie­prze­ko­na­ne do wspólnej dzia­łal­no­ści, albo nie­ak­cep­tu­ją­ce przyjętego sposobu dzia­ła­nia, nie zostaną człon­ka­mi.

Zgodnie z prawem UE członkami grupy mogą być oso­by prawne będące producentami, a także, na okreś­lonych zasadach, osoby fizyczne i prawne niebędące pro­du­cen­ta­mi.

Organizowanie grupy wymaga zaplanowania dzia­łal­no­ści gospodarczej. Od początku należy ustalić, jakie są możliwości sprzedaży. Wielu przetwórców, właścicieli hurtowni i sklepów detalicznych czy eksporterów może preferować handel z grupą producentów, obniża to bo­wiem koszty odbiorców oraz zapewnia im ciągłość do­staw produktów wysokiej jakości. Grupa musi spre­cy­zo­wać, co takiego może zaoferować nabywcy, czego nie mogą zapewnić mu inni dostawcy. Należy zastanowić się, jakie korzyści zaoferujemy odbiorcy — ciągłość dostaw określonych gatunków czy odmian, gwarancję jakości zgodną z wymaganymi standardami czy ob­ni­że­nie kosztów własnych nabywcy. Grupy często popełniają błąd, uważając, iż samo zorganizowanie się powinno za­pew­nić zbyt. Odbiorca może zaopatrywać się jednak na korzystniejszych zasadach u producentów nie­zor­ga­ni­zo­wa­nych czy w innych grupach.

Celem działania grupy zazwyczaj jest dodanie wartoś­ci do produktu, aby osiągnąć lepsze ceny — wspólne magazynowanie, przechowywanie, przygotowanie pro­duk­tu do handlu, mycie, sortowanie, pakowanie, trans­port lub wstępne przetwórstwo. Koszty tych działań po­win­ny być podzielone pomiędzy członków, zgodnie ze stopniem korzystania z maszyn i urządzeń. Trzeba uzgod­nić prosty plan działalności z oszacowaniem praw­do­po­dob­nych kosztów, na których pokrycie muszą być przy­go­to­wa­ni członkowie. Oczekiwanie, że to ktoś inny ma te koszty pokryć, jest błędem. Pomoc krajowa czy unij­na jest dla tych, którzy sami zaangażowali własne środ­ki.

Dobre przygotowanie grupy do rejestracji oraz jej dal­sze działanie zależy od lidera (liderów), którzy zechcą poświęcić czas, a często i pieniądze na pokierowanie pra­ca­mi oraz ich wykonanie. Dobrze, jeśli na etapie pomys­łu tworzenia grupy, z grona potencjalnych członków, wyłoni się 3–5-osobową grupę, która pokieruje pracami organizacyjnymi.

Etapy doprowadzania do rejestracji

1. Kto może być odbiorcą naszych produktów?
Grupa producentów odniesie sukces, jeżeli jej po­wsta­nie będzie wynikać z potrzeb rynku. Trzeba więc zbadać możliwości sprzedaży produktów, którymi będziemy dys­po­no­wać, odpowiadając na pytania:

• jakie firmy wchodzą na rynek, jakie się rozwijają — one będą potrzebowały nowych dostawców;
• jakie są główne kryteria zakupu u nabywców, zwłasz­cza — za co skłonni są płacić więcej;
• jakie są możliwości zaprezentowania nabywcy pro­duk­tu lepszego od tego, który oferuje konkurencja.

2. Zdobądźmy informacje o odbiorcach:

• z dostępnych źródeł (raporty, informatory, ulotki, itp.) dowiedzmy się, gdzie się znajdują oraz jaka jest po­ten­cjal­na wielkość rynku, który obsługują;
• odwiedźmy ich i uzyskajmy informacje na temat po­trzeb i planów;
• przedstawmy im swoją ofertę i zdobądźmy in­for­ma­cje dotyczące możliwości współpracy.

3. Zaplanujmy działania:

• przedyskutujmy w gronie potencjalnych członków moż­li­we sposoby działania grupy na rynku oraz określ­my naszą ofertę;
• określmy wysokość środków finansowych nie­zbęd­nych do rozpoczęcia działalności oraz czas, jaki są skłon­ni poświęcić na nią członkowie;
• opracujmy wstępną wersję umowy członkowskiej;
• opracujmy zadania do wykonania z określeniem przez kogo i kiedy zostaną zrealizowane.

4. Przygotujmy plan działania

Istotne jest, aby opracować plan przed dokonaniem ja­kich­kol­wiek inwestycji. Powinien on uwzględniać wy­ni­ki konsultacji z producentami — potencjalnymi człon­ka­mi — oraz informacje zdobyte na rynku. Plan należy spo­rzą­dzić na piśmie. Nie musi być długi, ale powinien za­wie­rać przynajmniej informacje o:

• jasno określonych krótko- i długoterminowych ce­lach grupy — realistycznych, czyli możliwych do osią­gnię­cia;
• rynku — kim będą główni nabywcy i jakie są ich wy­ma­ga­nia;
• konkurencji — kim jest i co aktualnie oferuje, dla­cze­go nasza grupa będzie konkurencyjna;
• podaży — jakimi ilościami produktów będziemy dys­po­no­wać i jak zapewnimy ich stałą oraz jednolitą ja­kość;
• strukturze organizacyjnej grupy — podziale kom­pe­ten­cji (kto będzie za co odpowiedzialny);
• technologii uprawy i zbiorów, przechowywania, trans­por­tu oraz dodawania wartości do produktu — jakie tech­ni­ki i technologie zostaną przez grupę przyjęte i jak bę­dzie wyglądała organizacja przedsięwzięcia, aby utrzy­mać stałą jakość produktu;
• biurze, administracji, księgowości i prze­cho­wy­wa­niu da­nych — jak to zorganizujemy i przeprowadzimy;
• regułach — jakie postanowienia zostaną zawarte w umo­wach członkowskich, aby grupa mogła efek­tyw­nie działać na rynku.

Przygotowując plan można skorzystać z pomocy do­rad­cy. Należy jednak pamiętać, że to grupa pisze plan, gdyż to ona będzie go realizować i finansować. Pla­no­wa­nie jest procesem ciągłym. Ciągle należy oceniać re­ali­za­cję planu i wprowadzać ewentualne zmiany.

5. W jaki sposób będziemy finansować działalność?
Kluczowym celem jest zapewnienie członkom lep­szych przychodów, niż mogliby uzyskać działając in­dy­wi­du­al­nie, przy jednoczesnym utrzymaniu rentowności grupy. Należy więc oszacować:

• ceny możliwe do uzyskania za produkty;
• koszty z tytułu wspólnego wprowadzania produktów na rynek;
• wysokość opłat operacyjnych od obrotu (umożliwi po­kry­cie kosztów działalności grupy);
• warunki płatności, jakich może się spodziewać gru­pa;
• nakłady finansowe ze strony członków oraz z innych źró­deł (np. banków, funduszy krajowych i eu­ro­pej­skich) konieczne, aby założyć grupę i rozpocząć dzia­łal­ność gospodarczą.

Pamiętajmy, że są to wielkości planowane, a nie gwa­ran­cje przychodów i kosztów. Należy też określić w pla­nie kwotę na nieprzewidziane wydatki. Plan powinien być opracowany przynajmniej na 3 lata. W pierwszym roku dobrze jest oszacować prawdopodobne przychody i kosz­ty w każdym miesiącu. Wykaże to, kiedy może wystąpić deficyt, a kiedy nadwyżka gotówki, i może uchronić przed utratą płynności finansowej.

6. Wybierzmy formę prawną i opracujmy statut lub umo­wę spółki
Jaką formę prawną wybrać? Taką, która pozwoli na naj­peł­niej­sze zrealizowanie celów grupy. Żadna nie za­gwa­ran­tu­je jednak sukcesu na rynku tylko dlatego, że właś­nie ją wybraliśmy. Obecnie producenci wybierają naj­częściej formę spółdzielni lub spółki z ograniczoną od­po­wie­dzial­no­ścią, najbardziej przydatnych do pro­wa­dze­nia działalności gospodarczej. Jednocześnie formy te po­zwa­la­ją najlepiej określić prawo członka do majątku spół­dziel­ni czy spółki, poprzez fakt istnienia udziałów, a nie tylko wpłaty składki członkowskiej przeznaczonej na bie­żą­ce koszty działalności i tworzenie majątku, jak to ma miejsce w zrzeszeniu czy stowarzyszeniu.

Przystępując do opracowania statutu lub umowy spół­ki z o.o. należy zapoznać się z ustawami (prawo spół­dziel­cze — spółdzielnia, kodeks spółek handlowych — spół­ka z o.o., ustawa o społeczno-zawodowych or­ga­ni­za­cjach rolników — zrzeszenie, ustawa prawo o sto­wa­rzy­sze­niach — stowarzyszenie), które określają, co obo­wiąz­ko­wo powinny zawierać takie dokumenty oraz wska­zu­ją kwestie możliwe do określenia, w zależności od na­szych potrzeb. Jeżeli chcemy, by grupa mogła korzystać z po­mo­cy ze środków publicznych przewidzianych pra­wem UE, musimy w statucie czy umowie spółki zawrzeć za­pi­sy wymagane prawem Wspólnoty (czytaj HO 12/2003).

7. Zarejestrujmy grupę
Założyciele spółdzielni uchwalają statut oraz do­ko­nu­ją wyboru rady nadzorczej i zarządu. Organizowanie spół­ki z o.o. wymaga zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego i wyboru władz przewidzianych w umowie. Tworząc zrzeszenie lub stowarzyszenie należy przyjąć statut oraz wybrać komitet założycielski, który do­pro­wa­dzi grupę do rejestracji.

Zawsze konieczna jest rejestracja w Krajowym Rejes­trze Sądowym — Rejestrze Przedsiębiorców. Opłata za wpis do tego rejestru wynosi obecnie 1000 zł. Opłata za ogłoszenie w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym" — 500 zł. Formularze wniosków można otrzymać w sie­dzi­bie każdego wydziału gospodarczego KRS lub pobrać ze strony internetowej www. ms.gov.pl/krs/formularze-krs.shtml. Rejestrując spółdzielnię należy wypełnić wnio­sek KRS-W5, spółkę z o.o. — KRS-W3, zrzeszenie lub stowarzyszenie — KRS-W20 oraz w każdym przypadku formularze KRS-WK — organa podmiotu (zarząd, or­gan kontroli — rada nadzorcza lub komisja rewizyjna) i KRS-WM — przedmiot działania. Do wniosku należy do­łą­czyć: dwa, podpisane przez założycieli, egzemplarze sta­tu­tu lub umowy spółki, listę członków-założycieli, pro­to­kół z wyboru władz, uwierzytelnione przez notariusza podpisy członków zarządu.

Po uzyskaniu wpisu do Rejestru Przedsiębiorców na­le­ży uzyskać w urzędzie statystycznym numer REGON, wyrobić pieczątkę grupy z tym numerem, założyć konto w banku, a następnie wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. Do wniosku o nadanie numeru NIP należy dołączyć kopię prawa własności lub najmu lo­ka­lu, który będzie siedzibą
grupy.