Jak wybrać firmę windykacyjną?

Powinno się zwrócić uwagę na kilka kryteriów.

• Legalność metod nacisku na dłużnika, czyli stosowanie wyłącznie takich, które nie wykraczają poza przepisy prawa. Łatwo sobie bowiem wyobrazić, do czego może dojść, gdy druga strona zostanie sprowokowana i również odważy się złamać prawo.

• Techniki windykacyjne. Najlepsze rezultaty przynosi tzw. windykacja bezpośrednia. W Polsce przeważają, niestety, "biura windykacyjne", których pracownicy nie wychodzą zza biurka i ograniczają się do pisemnego monitowania dłużników. W wielu przypadkach nie przynosi to oczekiwanych rezultatów. Bezpośredni kontakt negocjatora z dłużnikiem daje większą szansę na odzyskanie należnych kwot lub ustalenie terminów spłat zobowiązań. Należy więc unikać firm windykacyjnych, które stawiają na łatwy i czasami przypadkowy zysk, bez angażowania własnych sił oraz środków. Godni polecenia natomiast są ci, którzy w sprawie pieniędzy zleceniodawcy zastukają do drzwi dłużnika.

• Możliwość całodobowego dostępu do aktualnych informacji o stanie powierzonych spraw. W tzw. systemie on-line można dowiedzieć się o wszystkich kontaktach nawiązanych przez negocjatorów z poszczególnymi dłużnikami, sprawdzić, ile pieniędzy zostało odzyskane, a ile jeszcze pozostało do zwindykowania. Bez dostępu do tych informacji nie ma możliwości kontroli, czy powierzone sprawy są prowadzone w należyty sposób. Dzięki systemowi on-line, zleceniodawcy na bieżąco kontrolują prowadzone negocjacje i mogą także wpływać na strategię przyjętą wobec wybranego dłużnika.

• Taki sposób działalności, aby pozytywne kontakty z dłużnikiem były utrzymane jak najdłużej. Każdy, kto starał się odzyskać swoje należności, wie, że gdy pojawia się konieczność skierowania sprawy do windykacji, utrzymanie pozytywnych relacji z dłużnikiem jest zazwyczaj bardzo trudne, ale czasami niezbędne dla zwiększenia szans na odzyskanie pieniędzy.

• Własna kancelaria prawna. Znaczna cześć windykacji nie kończy się polubownie i, gdy nie uda się uniknąć konieczności skierowania sprawy na drogę sądową, niezbędna jest profesjonalna obsługa prawna. Większość firm windykacyjnych korzysta z usług zewnętrznych kancelarii, co często wydłuża czas odzyskiwania należności. Prowadzenie windykacji sądowej przez własną kancelarię prawną umożliwia szybkie przekazywanie specjalistom "uciążliwych" kontrahentów i daje klientowi możliwość załatwienia wszystkich spraw w jednym miejscu.

• Renoma firmy na rynku w kraju i za granicą. Wybór firmy znanej nie tylko w Polsce, daje gwarancję, że podejmuje się współpracę z tymi, którzy mogą wylegitymować się doświadczeniem oraz sukcesami odniesionymi również w innych krajach.

Samodzielne dochodzenie należności od zagranicznego kontrahenta jest wyjątkowo trudne. Przedsiębiorcy najczęściej nie znają bowiem obowiązującego w poszczególnych krajach prawa oraz procedur. Pokutuje także nieznajomość regulacji nadrzędnych nad lokalnymi przepisami prawa obowiązującymi w poszczególnych państwach. Na takie regulacje należy się powoływać w trakcie dochodzenia należności zagranicznych. Właściciele firm nie wiedzą zwykle, jakich argumentów użyć, aby doprowadzić do spłaty należności.

Spraw podobnych do przypadku przedstawionego w przykładzie windykatorzy mają coraz więcej. Nieuczciwi kontrahenci próbują wykorzystywać fakt, że międzynarodowe prawo jest bardzo skomplikowane, a lokalne przepisy i zwyczaje przyjęte w obrocie gospodarczym obowiązujące za granicą bywają dla polskich przedsiębiorców niezrozumiałe lub nieznane. Mało kto zdaje sobie np. sprawę, że we wspomnianej Irlandii przyjęcie zapłaty oznaczonej jako "ostateczna, wypełniająca roszczenia rata", mimo że była to tylko część należności, może być w późniejszym procesie sądowym uznane za zgodę na redukcję zadłużenia. W Hiszpanii i Francji upłynięcie terminu płatności, choć jest złamaniem warunków umowy, nie oznacza automatycznego popadnięcia dłużnika w zwłokę, co ma ogromne znaczenie, choćby ze względu na możliwość naliczania odsetek. Odsetki za zwłokę przedsiębiorca może naliczać dopiero od momentu wystawienia formalnego wezwania do zapłaty.

Czas potrzebny na odzyskanie długu niejednokrotnie decyduje o kondycji finansowej wierzyciela, a nawet o jego "być albo nie być". Dlatego też tak ważne jest, aby przedsiębiorcy nie zwlekali z rozpoczęciem windykacji. Natychmiastowa reakcja na opóźnienia w płatnościach, polegająca na przekazaniu sprawy wyspecjalizowanej firmie i jej negocjatorom obeznanym ze specyfiką zagranicznych rynków, daje możliwość prowadzenia windykacji polubownej, a tym samym często pozwala na uniknięcie sprawy sądowej. Mimo to, decyzję o przekazaniu przeterminowanej wierzytelności w ręce specjalistów przedsiębiorcy podejmują średnio po 180 dniach, czyli wtedy, kiedy można już mówić o tzw. trudnym długu. W takiej sytuacji koszt odzyskania należności znacznie wzrasta. Problemem jest także obawa przedsiębiorców przed dochodzeniem należności przed zagranicznymi sądami. Tymczasem w praktyce w polskich sądach sprawy toczą się zdecydowanie dłużej niż w UE. Kierowanie spraw bezpośrednio do sądów w krajach dłużników jest zazwyczaj korzystniejsze dla wierzyciela. Przykładem może być sprawa równolegle prowadzonych postępowań wobec dłużnika polskiego i niemieckiej spółki, która udzieliła poręczenia. Podczas gdy w Polsce sprawa wciąż się toczy, a wierzyciel czeka na treść zarzutów z sądu polskiego, w Niemczech sprawa zakończyła się pozytywnie już po czterech miesiącach od daty wniesienia pozwu.

Upadłość kontrahenta to oczywiście najczarniejszy scenariusz. Trzeba jednak mieć świadomość, że w 2005 roku upadłość ogłosiło w Polsce niespełna tysiąc firm, we Francji prawie 50 tysięcy, w Niemczech 37 tysięcy, a w Wielkiej Brytanii prawie 24 tysiące. Dokładna weryfikacja partnerów zagranicznych ogranicza w dużej mierze ryzyko wynikające z udzielania kredytu kupieckiego, ale przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę, że wpadki zdarzają się nawet najlepszym. Co więc zrobić, gdy kontrahent bankrutuje? Jak najszybciej skorzystać z pomocy specjalistów.

Najwięcej problemów polskim przedsiębiorcom dostarczają odmienne od polskich przepisy prawne i procedury upadłościowe. Typową sytuacją jest, że w przypadku niewypłacalności zagranicznego partnera trafiają do polskich firm dokumenty z zagranicznych sądów, z których bez znajomości lokalnego prawa bardzo trudno wywnioskować, jak będzie przebiegał proces upadłościowy. Wierzycielom trudno samodzielnie ocenić, czy mają do czynienia z odpowiednikiem upadłości z opcją likwidacji, układu, czy inną — nieznaną w polskim prawie — instytucją prawną. Zdarza się jednak także, że o tym, iż kontrahent bankrutuje, w ogóle nie są informowani lub dowiadują się o tym z przypadkowego źródła. Wtedy bez pomocy specjalistów trudno zadbać o odzyskanie należności, a jednocześnie łatwo popełnić błąd, wynikający chociażby z nieznajomości trybu postępowania upadłościowego, np. terminów zgłoszenia wierzytelności. Różnice w poszczególnych państwach w tym zakresie są tymczasem bardzo duże (tabela), na przykład w Niemczech wierzyciel musi zameldować przysługujące mu wierzytelności w terminie określonym przez sąd, a w Hiszpanii w ciągu 30 dni.

Terminy zgłaszania wierzytelności do postępowania upadłościowego
w niektórych krajach europejskich