• 12-636-18-51
  • wydawnictwo@plantpress.pl
ogrodinfo.pl
sad24.pl
warzywa.pl
Numer 09/2001

GRUPY PRODUCENTÓW OWOCÓW I WARZYW, część V - GRUPA JEST ZRZESZENIEM OSÓB

W poprzednich artykułach starałem się przedstawić, jak grupa powinna funkcjonować jako firma. Poniżej zwracam uwagę na najważniejsze aspekty decydujące o powodzeniu organizacji producentów pojmowanej jako zrzeszenie osób. Powszechnie najwięcej uwagi przywiązuje się do funkcjonowania grupy jako przedsiębiorstwa, jednak najważniejsze jest dobre jej zorganizowanie jako zrzeszenia członków. Jednoznacznie określony, jednakowo rozumiany i zaakceptowany przez wszystkich cel, zaufanie oraz ustalone zasady współpracy są bowiem podstawowymi warunkami sukcesu.
Każda dobrze działająca grupa producentów, bez względu na przyjętą formę prawną, jest przede wszystkim zrzeszeniem osób, a nie kapitału. Dlatego powinna przyjąć w swoim działaniu wartości i zasady obowiązujące spółdzielczość międzynarodową, przede wszystkim dotyczące: - dobrowolności i otwartości członkostwa; - demokratycznego zarządzania, zgodnie z zasadą "jeden członek — jeden głos"; - ekonomicznego udziału członków w tworzeniu kapitału spółdzielni oraz w podziale uzyskanych korzyści; - autonomii i niezależności; - edukacji, szkolenia i informacji; - współpracy między organizacjami spółdzielczymi; - dbałości o społeczność lokalną.

Uregulowania wewnętrzne
Statut grupy (lub umowa w przypadku spółki z o. o. — patrz HO 5/2001) zawiera zapisy ogólne, wymagające jednak sprecyzowania w umowach członkowskich oraz regulaminach wewnętrznych (przyjętych przez walne zgromadzenie organizacji i podpisanych przez wszystkich członków) w celu: - usprawnienia pracy; - zmniejszenia ryzyka konfliktów; - przyjęcia jednolitych i przejrzystych procedur przy podejmowaniu decyzji; - zagwarantowania jednakowego traktowania każdego członka. Umowy (porozumienia) członkowskie stanowią kontrakt zawierany pomiędzy grupą a poszczególnymi członkami, gwarantujący, że organizacja — jako firma — będzie posiadała odpowiednią ilość towaru wymaganej jakości i w określony sposób przygotowanego do sprzedaży (opakowania, wysortowanie, itp.). Porozumienie może, między innymi, określać: - jaką część produkcji z gospodarstwa członek winien postawić do dyspozycji grupy, - jakie wymagania jakościowe musi spełniać produkt, - jaki będzie harmonogram dostaw oraz sposób rozliczeń za towary, - jak będą regulowane należności za usługi świadczone przez grupę na rzecz członka. Regulaminy pracy walnego zgromadzenia oraz innych organów statutowych stanowią spis procedur wykorzystywanych w trakcie pracy walnego zgromadzenia, zarządu, komisji rewizyjnej czy innego organu powołanego zgodnie ze statutem czy umową spółki. Regulamin wyborów określa procedury przeprowadzania wszelkiego typu wyborów personalnych. Należy zwrócić uwagę, między innymi, na tryb powoływania komisji skrutacyjnej (podliczającej wyniki głosowania) i zgłaszania kandydatów, określenie, kiedy wybór uznaje się za dokonany, sposób głosowania (aby głos mógł być uznany za ważny). Ponadto, zależnie od prowadzonej działalności, powinno się uchwalić inne regulaminy, na przykład określające zasady grupowego użytkowania maszyn i sprzętu, finansowania inwestycji, czy przygotowania oraz oznaczania produktów przeznaczonych do wspólnego przechowywania.

Kto rządzi?
Decyzje strategiczne podejmuje walne zgromadzenie, ale główną rolę w organizowaniu pracy grupy oraz zabezpieczeniu jej funkcjonowania odgrywa zarząd. Kieruje on bieżącą działalnością grupy, reprezentuje ją na zewnątrz oraz podejmuje wszystkie — niezastrzeżone dla innych organów — najważniejsze decyzje (powinien konsultować je z każdym z członków grupy). Najlepiej jest więc, jeżeli do zarządu zostaną wybrani autentyczni liderzy. Członkostwo w zarządzie nie daje uprzywilejowanej pozycji, należy je raczej łączyć z dodatkową odpowiedzialnością oraz zobowiązaniami. Najbardziej pożądaną formą przywództwa w demokratycznie zarządzanej grupie (szczególnie kiedy nie zatrudnia ona pracowników) jest tak zwane przywództwo dzielone. Polega ono na tym, że członek grupy bardziej kompetentny w danej dziedzinie (handel, technologia, zapewnienie jakości, itp.), zajmuje się tymi zagadnieniami i podczas realizacji przydzielonego zadania staje się w tym zakresie przywódcą. Taki podział funkcji zwiększa motywację, gotowość do solidarnego działania oraz poprawia jakość wspólnie podejmowanych decyzji.

Zmiany
Każda grupa przechodzi przez kilka etapów rozwojowych, o których powinni pamiętać liderzy oraz członkowie. Pierwszy okres to etap kształtowania się grupy, kiedy członkowie koncentrują się na własnych interesach, poznają się wzajemnie w nowych rolach i niepokoją się sytuacją, w której się znaleźli. Oczekują, że efekty wspólnego działania przyjdą szybko. W tym okresie grupa łatwo ulega formalnym liderom oraz osobom z zewnątrz, np. doradcom. Należy na tym etapie zwracać uwagę na to, kogo się wybiera i kto doradza. W drugim okresie, zwanym fazą konfliktu i buntu, członkowie mają już świadomość, że muszą pracować razem, ale chcieliby to robić własnymi sposobami oraz zgodnie z nawykami. W tym celu poszukują partnerów koalicyjnych dla swoich poglądów. Na tym etapie niewielka jest świadomość faktu, że ważniejsza jest współpraca oraz porozumiewanie się członków. Niejednokrotnie dochodzi do zmiany lidera, a nawet do rozpadu grupy bądź zahamowania jej rozwoju. Grupy, które przetrwają ten trudny okres, osiągają harmonię pozwalającą na realizację zadań. Organizacja staje się autonomiczna, zwarta, członkowie identyfikują się z nią. Poprawia się przepływ informacji i zrozumienie. Wreszcie grupa osiąga dojrzałość, ma zbudowane struktury, koncentruje się na celach, członkowie ufają sobie, maleje znaczenie przywództwa formalnego na rzecz dzielonego. Osiągnięta stabilizacja jest szansą, ale może też być zagrożeniem, jeżeli grupa będzie bronić osiągniętego stanu nie zauważając konieczności bieżących zmian.

Czynniki konsolidujące
Najważniejszym elementem jednoczącym grupę jest wspólny cel, rozumiany jako dążenie członków do osiągnięcia pożądanego stanu bądź efektu. Drugim istotnym czynnikiem jest wsparcie, jakiego udzielają sobie członkowie. Każdy sukces odniesiony przez grupę wzmacnia ją oraz dostarcza sił do podejmowania nowych zadań. Dla konsolidacji w dłuższym okresie istotne jest, by podejmowane przedsięwzięcia były konsekwentnie doprowadzane do finału, a odpowiednie zorganizowanie pracy, ustalanie terminów spotkań, podejmowanych zadań, prowadziło do ciągłości działań grupowych. W każdej grupie występują różnice zdań, wypowiedzi krytyczne oraz inne zjawiska zagrażające jej spójności. Chcąc im zapobiec członkowie powinni być otwarci na nowe pomysły, rozwiązania czy słowa krytyki. Przyjęcie zasady, że każdy ma prawo się wypowiedzieć i być wysłuchanym, umożliwia dyskusję oraz rozwiązywanie problemów.

Co utrudnia pracę?
Jednym z głównych czynników utrudniających pracę grupy jest brak dyscypliny członków. Problemem może też być zbytnia aktywność członków, wyrażająca się zgłaszaniem wielu pomysłów wspólnego działania i podejmowaniem kilku zadań równocześnie. Należy więc dążyć do koncentrowania się na głównym celu i podejmowania zadań na miarę aktualnych możliwości. Może się zdarzyć, że w grupie utworzonej do realizacji wspólnego celu, pojawia się rozbieżność interesów, podejrzenia czy pomówienia. Takie zjawiska działają destrukcyjnie. Jednym z lepszych sposobów radzenia sobie z takimi problemami jest otwarta dyskusja oraz wspólne poszukiwanie rozwiązań. Gdy organizuje się grupę, a następnie pracuje w niej, należy pamiętać, że taka działalność jest dla wszystkich czymś nowym, jest zmianą w dotychczasowym sposobie funkcjonowania gospodarstwa na rynku. Nawet jeśli członkowie zdają się sobie sprawę z potrzeby oraz nieuchronności tej zmiany, to najczęściej budzi ona wiele zastrzeżeń, gdyż jest to proces, a nie zdarzenie, i zazwyczaj trwa dłużej niż się pierwotnie zakłada. Witold Boguta jest dyrektorem Fundacji Spółdzielczości Wiejskiej w Warszawie